Tầm quan trọng của cải tiến liên tục - Đặt vấn đề

• Jul 10, 2024

Tầm quan trọng của cải tiến liên tục - Đặt vấn đề

Hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn về các kiến thức thực hành liên quan đến nguyên tắc thứ 5 về “Cải tiến liên tục” trong loạt bài về Tầm quan trọng của cải tiến liên tục trong quản lý chất lượng.

Cải tiến liên tụclà quá trình không ngừng nâng cao hiệu suất và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức. Nó bao gồm việc xem xét và điều chỉnh liên tục các quy trình, sản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng và các tiêu chuẩn đề ra.

Tại sao phải cải tiến liên tục?

Trong ISO 9001, nội dung của nguyên tắc thứ 1 (Hướng vào khách hàng) là: “Trọng tâm chính của quản lý chất lượng là để đáp ứng YÊU  CẦU của khách hàng (hay nói cách khác là làm khách hàng thỏa mãn) và phấn đấu để vượt quá MONG ĐỢI của khách hàng”. Chúng ta hãy phân tích ý nghĩa của nội dung này.

Các mong đợi của khách hàng luôn luôn cao hơn những yêu cầu đã được họ đưa ra, bởi vì các yêu cầu thường phù hợp với túi tiền của họ, trong khi các mong đợi còn kèm theo cả các nhu cầu tiềm ẩn (hay những nhu cầu chưa được nêu ra). Ví dụ: một người đang thoả mãn khi lái chiếc xe ô tô Peugeot 504 cũ kỹ còn hơn đi xe gắn máy khi trời mưa, nhưng, trong thâm tâm anh ta vẫn ao ước có một chiếc xe Roll Royce thật hoành tráng.

Có câu nói rằng: “trong thế giới ngày nay, những điều còn tiềm ẩn của ngày hôm qua, sẽ trở thành hiện thực vào ngày hôm nay”.

Vậy, ý nghĩa của nguyên tắc thứ 1 là đòi hỏi phải vượt qua cả sự mong đợi nghĩa là phải làm cho khách hàng cảm thấy “sửng sốt”, điều này đã được bàn luận ở nội dung “các cấp độ của sự thoả mãn” trong loạt bài về “chuyển đổi tư duy-Nguyên tắc thứ nhất: “Hướng vào khách hàng”. Để làm được như vậy, không có cách nào khác, là phải cải tiến liên tục.

 

Các thái độ thường gặp trong cải tiến liên tục:

1.      Thái độ “phớt lờ”: là không để ý đến các nhiệm vụ, thể hiện sự thiếu trách nhiệm và cam kết đối với mục tiêu chung của tổ chức.
2.      Thái độ “chờ sung”: ám chỉ việc thụ động, chờ đợi cơ hội hoặc kết quả mà không chủ động tự tìm kiếm cơ hội cải tiến và chỉ dựa vào may mắn hoặc sự hỗ trợ từ người khác.
3.      Thái độ “né tránh”: làtránh đưa ra quyết định quan trọng, né tránh sự phê bình hoặc không dám đối diện với những thử thách trong công việc.
4.      Thái độ “quá bận rộn”: luôn tập trung vào các nhiệm vụ hàng ngày, xử lý các công việc khẩn cấp và không dành thời gian hoặc nguồn lực để xem xét, đánh giá và cải tiến quy trình làm việc.

Nó làm cho:

1.      Kìm hãm sự đổi mới, tiến bộ:là thiếu những đóng góp sáng tạo và ý tưởng cải tiến;
2.      Giảm chất lượng làm việc:vì không được thực hiện cải tiến hoặc tối ưu hóa dẫn đến giảm chất lượng công việc hoặc sản phẩm.
3.      Lãng phí tài nguyên:là mất đi cơ hội khai thác tiềm năng của nhân viên và lãng phí nguồn lực mà tổ chức có thể dùng để cải thiện quy trình làm việc, sản phẩm và dịch vụ.
4.      Tạo ra môi trường làm việc tiêu cực:nó lan rộng, gây ra sự bất mãn giữa các đồng nghiệp và tạo ra môi trường thiếu hợp tác, thiếu động lực.
5.      Phá vỡ văn hóa cải tiến:gây nên tinh thần hợp tác và văn hóa học hỏi sẽ bị giảm sút, khiến nỗ lực cải tiến không thể thực hiện được.

 

Trong hoạt động cải tiến, rất cần lắm một tinh thần tự nguyện, nhưng, nghịch lý là nó lại luôn nhận được sự phản kháng.

Tự nguyện thể hiện ý chí và mong muốn cá nhân, xuất phát từ động lực nội tại, mà không cần đến sự ép buộc hoặc áp lực từ bên ngoài.

Trong khi, sự phản kháng là hành động chống lại hoặc từ chối một yêu cầu, quy định, chính sách hoặc sự thay đổi nào đó. Sự phản kháng có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức, từ việc bất tuân dân sự, hoặc chỉ đơn giản là từ chối làm theo yêu cầu.

Vậy phải chăng sự tự nguyện không tồn tại? Điều này sẽ được chúng tôi chia sẻ với các bạn trong bài viết “Lý thuyết về động lực” trong “kiến thức thực hành nguyên tắc thứ 3: “Sự tham gia của mọi người”

 

Các ẩn dấu!

Có người đã viết: “Dưới bề mặt lấp lánh của một tảng băng, những gì chúng ta nhìn thấy chỉ là phần nhỏ nổi lên trên mặt nước, trong khi phần lớn hơn - phần căn bản và sâu sắc nhất - lại nằm khuất sâu bên dưới. Cuộc sống và công việc của chúng ta cũng vậy. Bên dưới, chúng ta mang theo những thất bại, những phút không ổn thoả mà người khác không ai thấy được. Giống như tảng băng đang ẩn giấu bao nhiêu điều mà mỗi chúng ta chưa thấy được một cách tự nhiên.”

Sau đây, bạn hãy thử mình với một bức hình. Bạn hãy nhìn nó và tưởng tượng hình ảnh bạn thấy trong đầu? và trả lời nhé!

Người ta đã rút ra được một kết luận là:

-        Có tới 80% người nhìn bức hình đều thấy đây là một cô gái đẹp 20 tuổi

-        Chỉ có 20% người nhìn bức hình thấy được một mụ phù thuỷ 80 tuổi xấu xí

Vậy câu trả lời của bạn là gì?

Như với bạn, có khi nào bạn muốn giữ lại một bức ảnh gợi nhớ nhiều kỷ niệm nhưng không được đẹp mắt cho lắm, xuống dưới tận cùng của một ngăn bàn. Điều này, nghĩa là, chỉ để khi nào cần lắm mới mang ra, còn không cứ để nó ở đấy. Tâm lý ai cũng vậy, mọi người luôn thích nhìn những cái đẹp, còn nhưng cái không đẹp dù có hiện ra trước mắt cũng không làm họ bận tâm.

 

Mắc kẹt trong công việc!

Chăm chỉ và tận tụy trong công việc là những đức tính đáng quý, nhưng khi quá bận rộn và bị cuốn vào guồng quay công việc, chúng ta có thể dễ dàng bỏ qua nhu cầu cải tiến và đổi mới. Nó làm cho:

1. Bị mắc kẹt trong "Vòng Lặp Công Việc": chúngta quá bận rộn và có xu hướng duy trì những thói quen và quy trình cũ mà không có thời gian để đánh giá lại chúng. Chúng ta bị cuốn vào "vòng lặp công việc," nơi chúng ta chỉ tập trung vào hoàn thành nhiệm vụ hiện tại mà không nhìn xa hơn để cải tiến quy trình.

2. Làm giảm khả năng sáng tạo và đổi mới: Khi công việc trở thành gánh nặng và chúng ta quá mải mê với các nhiệm vụ hàng ngày, chúng ta dễ dàng quên đi tầm quan trọng của sự sáng tạo và tư duy đổi mới.

3. Tăng nguy cơ kiệt sức và thiếu động lực: Làm việc chăm chỉ mà không có sự cải tiến có thể dẫn đến sự kiệt sức. Khi không thấy được sự tiến bộ hay cải thiện, chúng ta sẽ mất đi động lực làm việc.

4. Làm cho không bắt kịp thay đổi thị trường và công nghệ: Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng, việc không đầu tư vào cải tiến có thể khiến chúng ta bị tụt hậu.

 

Tự bảo vệ!

Mỗi chúng ta, từ khi biết cảm nhận đã luôn bật sẵn cho mình một “công tắc tự bảo vệ mình”. Mọi người đều luôn tự đưa mình về một trạng thái an toàn hay còn gọi là “vùng tiện lợi”. Tại đó họ cảm thấy an toàn và có kiểm soát, ngoài vùng đó, với họ luôn là vùng nhạy cảm, vùng phải suy nghĩ trước khi hành động.

Trong thời đại ngày nay, đòi hỏi mỗi chúng ta, dù là ai, nhân viên hay lãnh đạo một tổ chức đều cần phải có một tư duy đột phá, mới có thể tồn tại. Albert Einstein đã từng nói "Cuộc sống giống như việc đi xe đạp, để giữ thăng bằng, bạn phải tiếp tục di chuyển". Đó là, phải “thoát khỏi” vùng an toàn và dấn thân vào “vùng lo ngại”. Tại đó, bạn sẽ thiếu tự tin khi hành động, bạn phải tìm kiến sự tha thứ khi bị sai lỗi, và, bạn sẽ bị chi phối bởi ý kiến của người khác, Nhưng, hãy cứ yên tâm, bạn sẽ được trau dồi và ngày càng bản lĩnh.

Lúc này, bạn sẽ thấy trong mình một nhu cầu “vượt qua” vùng lo ngại để mạnh dạn bước chân vào vùng học hỏi. Tại đây, bạn sẽ mở rộng được vùng tiện lợi của chính mình, thu thập được các kỹ năng mới, và đã sẵn sàng đương đầu với những thách thức và các vấn đề xảy ra trong thực tiễn. Theo nguyên lý của Maslow, mỗi con người đều có nhu cầu thể hiện bản thân (mức nhu cầu thứ 5).

Khi đạt tới nhu cầu này, đòi hỏi trong bạn sẽ thôi thúc bạn “trở thành” một con người mới, con người khát khao muốn đặt mình vào “vùng phát triển”. Tại “vùng phát triển” bạn sẽ tìm thấy mục đích sống và làm việc của mình, bạn sẽ có những ước mơ, từ đây bạn sẽ đưa ra được mục tiêu rõ ràng cho mình để quyết tâm chinh phục nó.

Và, lúc này bạn đã đang trên con đường “đạt tới” vị trí cao hơn mà bạn mong muốn. Bạn nghĩ sao về điều này?

 

Tâm lý học và cải tiến liên tục!

Theo các tác giả Sheldon Bowles, Richard Silvano và Susan Silvano của cuốn sách King Domality – Bí mật trị vì vương quốc đến quản lý công ty nổi tiếng, họ chia tính khí con người thành 4 nhóm lớn trên một mặt đồng hồ với 12 khung giờ.

-        Nhóm thứ nhất, là những người tham vọng, với tư duy logic. Họ bao gồm các đại diện là: nhà chính trị gia, hiệp sĩ áo đen và thương gia;

-        Nhóm thứ hai, là những người ổn định, với tư duy hết sức thực tế. Họ bao gồm các đại diện là: kỹ sư xây dựng, nhà khoa học và bác sĩ;

-        Nhóm thứ ba, là những người tốt bụng, với tư duy tràn đầy tình cảm. Họ bao gồm các đại diện là: người chăn cừu, hiệp sĩ áo trắng và người hát rong mộng mơ;

-        Nhóm thứ tư, là những người sáng tạo, tư duy của họ là phải luôn luôn sáng tạo. Họ bao gồm các đại diện là: Nhà cai trị nhân ái, đức giám mục và nhà thám hiểm.

 

Còn trong tâm lý học hiện đại thì sao? Các nhà tâm lýhọc đã phân chia tính khí con người theo một không gian hai chiều để nghiên cứu và họ cho rằng con người gồm những khí chất sau:

-        Thứ nhất là, mức độ cân bằng hay không cân bằng; và có thang đo từ 0 với người rất cân bằng đến 24 với người không cân bằng;

-        Thứ hai là, mức độ hướng nội hay hướng ngoại: và có thang đo từ 0 với người hướng nội đến 24 với người hướng ngoại.

Hai đường của các thang đo này, được đạt vuông góc với nhau, cắt nhau tại toạ độ bằng 12, và tạo thành một vòng tròn có 4 cung xác định khí chất bằng 57 câu hỏi trắc nghiệm, mỗi người tham gia trả lời sẽ được tính điểm theo quy luật cho trước để xác định họ thuộc khí chất nào.

-        Người không cân bằng (có kết quả tính điểm  cân bằng lớn hơn 12), và hướng ngoại (nghĩa là điểm lớn hơn 12) sẽ thuộc người có khí chất nóng nảy;

-        Người cân bằng (có kết quả tính điểm  cân bằng nhỏ hơn 12), và hướng ngoại (nghĩa là điểm lớn hơn 12) sẽ thuộc người có khí chất hoạt bát;

-        Người cân bằng (có kết quả tính điểm  cân bằng nhỏ hơn 12), và hướng nội (nghĩa là điểm nhỏ hơn 12) sẽ thuộc người có khí chất trầm lặng;

-        Người không cân bằng (có kết quả tính điểm  cân bằng lớn hơn 12), và hướng nội (nghĩa là điểm nhỏ hơn 12) sẽ thuộc người có khí chất ưu tư;

Như vậy, không cần nói thêm, bạn cũng đã tưởng tượng ra được rằng, với tính khí con người khác nhau như ở đây, thì việc dấn mỗi bước chân như ở trên của mỗi con người cũng khác nhau.

 

Các ảnh hưởng của nghề nghiệp tới cải tiến liên tục!

Như đã bàn luận ở trên, khí chất là do cha mẹ sinh ra và nó quyết định cách thức để mỗi người quyết định thời điểm và cách thức dấn bước đi vào con đường thay đổi bản thân và thế giới xung quanh, thì môi trường học tập, làm việc cũng một lần nữa góp phần vào việc làm gia tăng sự ảnh hưởng của khí chất tới hành trình thay đổi của mỗi người.

Lấy môi trường y tế làm ví dụ. Theo Kinh domality, những người được ví là bác sĩ, là những người ổn định (hay là những người trầm lặng trong tâm lý hiện đại). Từ khi ở trên ghế nhà trường, các bác sĩ luôn được giảng dạy về y đức và các rủi ro có thể gây hậu quả nghiêm trọng, nên môi trường đào tạo luôn ở mức tốt nhất trong các ngành nghề. Khi ra trường, bác sĩ đóng vai trò lấy lại sự sống cho con người, nên luôn được người đời kính trọng. Họ được gọi là “bác sĩ” đôi khi được giản lược bỏ đi chữ “sĩ”, cũng như được gọi là “thầy thuốc’ nhưng đôi khi giản lược bỏ đi chữ “thuốc”.

Nghề bác sĩ thật đáng tự hào, nhưng nhiều người lại cho rằng nghề bác sĩ là tốt nhất. đáng buồn thay, chữ nhất có nghĩa tiếng Anh là “top” và nó gần đồng âm với từ “stop” nghĩa là dừng lại. Những người này rất khó tiếp cận với cải tiến liên tục.

Nhưng nếu họ dừng lại ở chữ “tốt” thay vì “tốt nhất”, họ sẽ thấy cần phải tốt hơn và sẽ còn cần tốt hơn nữa. Khi đó họ sẽ dẽ dàng tiếp cận với cải tiến liên tục nhiều hơn.

 

Thay đổi hay là chết!

Vào năm 1991, tại Hội nghị T.A.S.H ở Washington D.C, Timothy Knoster đã đưa ra một mô hình gồm các lời giải như sau, nếu một tổ chức:

1.      Không có tầm nhìn, có kỹ năng, có khích lệ, có nguồn lực và có hành động thì sẽ sinh ra sự hỗn loạn;
2.      Có tầm nhìn, mà không có kỹ năng, lại có khích lệ, có nguồn lực, và có hành động sẽ sinh ra sự lo lắng;
3.      Có tần nhìn, có kỹ năng, mà không có khích lệ, lại có nguồn lực và có hành động sẽ sinh ra sự từ chối;
4.      Có tầm nhìn, có kỹ năng, có khích lệ, mà không có nguồn lực. và lại hành động sẽ sinh ra sự thất vọng;
5.      Có tầm nhìn, có kỹ năng, có khích lệ, có nguồn lực, nhưng không hành động sẽ chỉ là mơ mộng;
6.      Nhưng nếu có đầy đủ tầm nhìn, kỹ năng, khích lệ, nguồn lực và hành động sẽ là cơ sở cho sự thay đổi.

 

Tiếp theo câu nói “thay đổi hay là chết” sẽ là câu nói “Cải tiến chất lượng là con đường ngắn nhất dẫn tới lợi nhuận”.

 

Trên đây là các nội dung của trong loạt bài về Tầm quan trọng của cải tiến liên tục trong phần kiến thức thực hành với nguyên tắc thứ 5 của hệ thống quản lý chất lượng. Tiếp theo, chúng tôi sẽ chia sẻ nhiều hơn với các bạn về các phương pháp cải tiến chất lượng trong thực tiễn.

 

Chân thành cám ơn sự quan tâm của các bạn. Hãy cố lên! đừng bao giờ bỏ cuộc!

 

Bản quyền thuộc về kênh: https://www.youtube.com/@Master_QuangDung_Quality