Tin tức :Tầm quan trọng của các công cụ cải tiến chất lượng-Đặt vấn đề

Apr 03, 2025

Tầm quan trọng của các công cụ cải tiến chất lượng-Đặt vấn đề

Đặt vấn đề:

Một học giả Nhật đã kết luận rằng:

“TQM - Quản lý chất lượng toàn diện được chấp nhận ở Nhật vì 7 công cụ cải tiến chất lượng đã được sáng tạo để cho tất cả mọi người sử dụng. Nhà thiên văn học Galileo cũng vậy, sở dĩ ông ta có thể phát hiện việc quả đất quay xung quanh mặt trời vì ông ta có kính thiên văn trong tay. Tương tự như vậy các nhóm chất lượng (Quality Control Circle) trở nên thành công ở Nhật bản khi các thành viên của QCC có 7 công cụ trong tay”.

Khác với các công ty phương Tây tập trung vào phát triển các công cụ thống kê cải tiến chất lượng cho công nhân “cổ trắng” (tức cổ áo trắng) ngồi trong văn phòng phân tích, lập kế hoạch và quyết định, thì các công ty của Nhật bản tập trung vào các công cụ thống kê cho công nhân “cổ xanh” ở ngay tại tuyến đầu với các công cụ đơn giản hoá để phân tích và giảm thiểu sai lỗi và nâng cao chất lượng từng ngày một ngay trong quá trình sản xuất.

Trước hết, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về tầm quan trọng của thống kê trong quản lý chất lượng.

Bắt đầu từ câu chuyện chất lượng thứ nhất: “Bài toán với thuỷ thủ đoàn”

Câu chuyện xảy ra trên một chuyến tàu biển. Một hôm tàu ghé tại một bến cảng sầm uất. Các thủy thủ đã tản mát, người thì nghỉ ngơi, người thì lên cảng, vào thành phố dạo chơi.

Một hành khách đang thong thả bước dọc hành lang thành tàu. Ông gặp vị thuyền trưởng và có ý muốn làm quen nên tiến lại gần chào hỏi:

⁻ “Chắc ngài đi xa dài ngày sẽ nhớ gia đình lắm, phải không?” Vị thuyền trưởng mỉm cười thân thiện. Ông khách tiếp tục:

⁻ “Ngài có mấy người con và chúng bao nhiêu tuổi?”

⁻ “Tôi có 3 đứa con, mà tích số tuổi của chúng bằng 36”.

⁻ “Vậy tổng số tuổi của chúng là bao nhiêu?”.

⁻ “Tổng số tuổi của chúng đúng bằng số thủy thủ trên tàu”. Vị truyền trưởng hóm hỉnh trả lời. Ông khách nhìn quanh và có vẻ chưa chịu thua:

⁻ “Vậy đứa nhỏ nhất lên mấy, thưa ngài?”

⁻ “Đứa nhỏ nhất chưa biết bơi”

Ông khách trầm ngâm và bắt đầu suy nghĩ.

Bạn hãy cho biết tuổi của từng đứa con vị thuyền trưởng!

Bạn cũng biết rằng, ở đây có 3 ẩn số là tuổi của từng đứa con của vị thuyền trưởng thì sẽ đòi hỏi phải có 3 phương trình để giải nó. Nhưng ở đây thì sao?

Có người đã nói: “Khả năng xảy ra của các sự kiện trong tương lai thường phụ thuộc vào một hiện tượng không thể dự đoán được”

Với dữ liệu thứ nhất, hãy bắt đầu từ việc thiết lập một hệ thống có thể có được từ dữ liệu đầu tiên của các trường hợp có tích số bằng 36, tại đây chúng ta sẽ có 8 trường hợp có thể xảy ra, hay nói cách khác lúc này xác suất là 1 phần 8.

Với dữ liệu thứ hai, bước tiếp theo, chúng ta hãy thống kê tổng số của các con số trong từng trường hợp ở trên. Tại đây bạn có nhận xét gì? Bạn sẽ thấy xuất hiện 2 lần con số 13, nó có nghĩa là nếu bạn chọn con số 13, bạn sẽ có một xác suất trả lời “đúng” là 2 phần 8, và rút gọn phân số sẽ là 1 phần 4.

Đến đây, hãy để trí sáng tạo của bạn làm việc với dữ liệu thứ ba. Với tổng các con số có kết quả là 13, bạn có phát hiện là cả hai trường hợp đều có 2 đứa trẻ là song sinh không?, chỉ khác nhau là lứa tuổi song sinh lớn hay nhỏ mà thôi! Vậy, nếu phân tích câu nói: “Đứa nhỏ nhất chưa biết bơi” bạn sẽ chọn đáp án nào? Chúc bạn thành công!

Như vậy, thống kê sẽ giúp cho ta ra được các quyết định đúng đắn!

Câu chuyện chất lượng thứ hai: “Kinh doanh kiểu Mỹ”

Chuyện kể, có một ông khách người Châu Âu đi du lịch tại một vùng hẻo lánh ở nước Mỹ, ông đã ghé vào một khách sạn nhỏ và gặp được ông chủ khách sạn để thoả thuận việc thuê phòng nghỉ. Ông khách đặt 100 đô la lên quầy tiếp tân và đi kiểm tra phòng. Ông chủ liền cầm 100 đô la đó đi tính tiền đã mua thịt còn nợ cho ông chủ trại heo kế bên. Ông chủ trại heo, sau khi nhận tiền, đã lập tức cầm 100 đô la đi thanh toán tiền cho ông chủ cửa hàng thức ăn gia súc. Tiếp đến, ông chủ của hàng gia súc nhớ ra chưa trả tiền cho một cô gái bán hoa nên ông cũng nhanh chân đi thanh toán. Cô gái bán hoa cũng ngay sau đó cầm 100 đô la đi thanh toán tiền thuê phòng còn thiếu ở khách sạn những ngày nghỉ trước đó. Tờ 100 đô la đã lại trở lại quầy tiếp tân như cũ. Đúng lúc này, ông khách quay lại quầy phàn nàn về điều kiện của căn phòng định thuê và quyết định rời đi với tờ đô la đã trao.

Như vậy lúc này, tờ đô la đã trở về mà không được thanh toán, nhưng tất cả các khoản nợ đều đã được thanh toán. Điều này nói lên khi các quyết định ra đúng thời điểm có thể mang lại lợi ích hoàn hảo như thế nào?

Câu chuyện chất lượng thứ ba: “Vay tiền kiểu Mỹ”

Chuyện kể một ông giáo sư người Mỹ, đến nhà băng vay 5 ngàn đô la trong 2 tuần, để đi họp ở châu Âu, với lãi suất phải trả là 23 đô la, 7 xen, và đồng ý thế chấp tài sản là một chiếc xe hơi nhãn hiệu Ferrari trị giá 2 trăm 50 ngàn đô la. Sau 2 tuần, vị giáo sư trở lại thanh toán 5 ngàn đô la đã vay và 23 đô la và 7 xen tiền lãi. Cô nhân viên ngân hàng ngạc nhiên hỏi: - “Thưa ông, sao phải thế chấp món tài sản lớn như vậy để chỉ vay có 5 ngàn đô la?”. Vị giáo sư cười lớn! – “Cô cho hỏi, làm sao tôi kiếm được chỗ nào để gửi được chiếc xe này chỉ với giá 23 đô la 7 xen trong 2 tuần đây?”

Câu chuyện này nói lên việc ra quyết định để thực hiện một “phương án đúng”.

Câu chuyện chất lượng thứ tư: “Các phương pháp tiếp cận”

Giả sử bạn là một người bệnh, bạn cần phải đi khám bệnh, khi đó bạn có 2 lựa chọn.

Một là chọn 1 phòng mạch ở gần nhà, bác sĩ sẽ dựa trên kinh nghiệm, sử dụng ống nghe, qua phỏng vấn và quan sát để chẩn đoán và kê đơn thuốc, đây gọi là phương pháp tiếp cận truyền thống.

Hai là tới một bệnh viện lớn có nhiều phương tiện khám chữa bệnh và thực hiện nhiều cận lâm sàng để làm cơ sở cho bác sĩ quyết định kê đơn thuốc, đây gọi là phương pháp tiếp cận khoa học.

Vậy, bạn sẽ chọn phương pháp tiếp cận nào trong quản lý chất lượng, đó là dựa trên kinh nghiệm, trực giác và lòng quyết tâm, hay dựa trên số liệu và tính lô gic.

Thứ hai, chúng ta hãy cùng nhau bàn luận về các cấp độ của thông tin.

Cấp độ của thông tin bằng lời nói:

Bạn hãy tưởng tượng mình đang đứng tại một ngã tư đường phố. Chiếc đèn tín hiệu giao thông đang hoạt động bình thường. Khi đèn giao thông đang là màu xanh, hai người đi xe đạp từ hai phía đều đang vội vàng vượt qua ngã tư. Vì đều vội, họ đã va chạm vào nhau, khi đó đèn tín hiệu giao thông đã chuyển sang màu vàng và rồi màu đỏ. Lúc này, họ bắt đầu tranh luận ai là người sai, trái. Song, lúc này không ai trong hai người có thể đưa ra bằng chứng của đèn tín hiệu giao thông để nói là mình chính đáng.

Người ta thường nói:

Là “Lời nói gió bay”; hoặc

“Một trí nhớ đậm không bằng một nét mực mờ”.

Điều này đã được luận bàn trong loạt bài kiến thức thực hành của nguyên tắc thứ 6, quyết định dựa trên sự kiện phần 1 Kiểm soát tài liệu – bài 1.1 Các khái niệm.

Cấp độ của thông tin bằng chữ viết:

Nếu bạn là lãnh đạo một tổ chức, bạn muốn ai đó viết một báo cáo về nội dung mà bạn yêu cầu. Khi nhân viên ấy nộp lên cho bạn một bản báo cáo dài dằng dặc với rất nhiều các hạng mục lớn, nhỏ với các con số trải dài từ trang này đến trang khác. Bạn sẽ cảm thấy phải đọc nó trong nhiều giờ đồng hồ, lúc này thái độ của bạn với bản báo cáo sẽ là gì?

Cấp độ của thông tin bằng bảng biểu:

Nhưng nếu nhân viên ấy đưa cho bạn bản báo cáo không có nhiều lời văn nhận định dườm dà theo chủ quan của họ mà chỉ là các con số thành bảng biểu mạch lạc rõ ràng theo ma trận chữ e lờ, có một chiều nêu đặc tính của dữ liệu, một chiều nêu tần suất của dữ liệu để bạn có thể tự mình đưa ra nhận định của chính mình. Lúc này, thái độ của bạn với bản báo cáo sẽ là gì?

Cấp độ thông tin bằng biểu đồ:

Trình bày dữ liệu bằng biểu đồ trong báo cáo giúp trực quan hóa thông tin, làm cho dữ liệu dễ hiểu và dễ so sánh hơn, từ đó giúp người đọc nắm bắt nhanh chóng các xu hướng, mô hình và kết luận quan trọng.

Thứ ba, chúng ta hãy cùng nhau bàn luận về các thay đổi cần thiết.

Về tư duy: hãy chuyển từ không cần tư duy sang một tư duy tích cực, khi đó, các khái niệm phải được phân tầng, phân lớp một cách lô zic để sao cho dẽ truy cập, dễ lấy ra sử dụng khi gặp một vấn đề nào đó trong thực tế.

Về xây dựng dữ liệu phải là một dữ liệu biết nói. Đó là khi các dữ liệu phải được trình bày theo lối trực quan nhất, mô tả sẽ rõ nét nhất và có tác động mạnh mẽ nhất.

Vậy các công cụ trong quản lý chất lượng là gì?

Các công ty của Nhật bản là nơi đầu tiên đưa ra khái niệm các công cụ dựa trên mức độ thông dụng và cần thiết của nó trong quản lý chất lượng cũng giống như một hiệp sĩ Samurai cần sử dụng khi ra trận. Và khi đó, khái niệm 7 công cụ trong quản lý chất lượng ra đời.

Cũng từ khái niệm 7 công cụ đó, hiện nay trên thế giới, người ta hiện đang phân các công cụ quản lý thành hai loại công cụ riêng biệt, nó bao gồm:

- Thứ nhất, 7 công cụ cũ là các công cụ chủ yếu sử dụng cho cấp quản lý điều hành với các dữ liệu số, chữ viết, tương đương với 7 thứ vũ khí của một hiệp sĩ Samurai:

1) Biểu đồ nhân quả tương đương với mũ giáp

2) Biểu đồ Pareto tương đương với áo giáp

3) Biểu đồ mật độ phân bố tương đương với quần giáp

4) Biểu đồ phân tán tương đương với cây cung

5) Kiểm định giả thuyết tương đương với mũi tên

6) Biểu đồ kiểm soát tương đương với cây kiếm dài

7) Phiếu kiểm tra tưng đương với cây kiếm ngắn

- Thứ hai, 7 công cụ mới là các công cụ chủ yếu sử dụng cho cấp quyết định chiến lược với các dữ liệu ngôn ngữ, tương đương với 7 đồ dùng của một phụ nữ thời hiện đại:

1) Biểu đồ tương đồng tương đương với cây kéo

2) Biểu đồ các mối quan hệ tương đương với con dao

3) Biểu đồ cây tương đương với cây kim

4) Biểu đồ ma trận tương đương với sợi chỉ

5) Biểu đồ mũi tên tương đương với cái khuyên tai

6) Biểu đồ quyết định giải quyết vấn đề tương đương với cái kẹp tóc

7) Ma trận phân tích dữ liệu tương đương với cái cắt móng tay

Trên đây là bài viết đặt vấn đề về tầm quan trọng của các công cụ trong quản lý chất lượng. Chúng ta sẽ còn cùng nhau luận bàn về từng công cụ một trong các công cụ kể trên, ứng dụng của nó trong thực tế và việc sử dụng nó bằng phương pháp thủ công cũng như trên phần mềm office thông qua excel như thế nào?

Hãy cố lên! Đừng bao giờ bỏ cuộc!