Sự tham gia của mọi người - Lý thuyết của động lực

• Dec 27, 2024

Sự tham gia của mọi người - Lý thuyết của động lực

NGUỒN NHÂN LỰC - LÝ THUYẾT CỦA ĐỘNG LỰC

Để luận bàn về sự “tham gia của mọi người” theo nguyên tắc thứ 5 của Hệ thống quản lý chất lượng, chúng ta hãy cùng phân tích về “di chứng của quan liêu – một cái vòng lẩn quẩn”.

Sự quan liêu (hay còn gọi là chủ nghĩa quan liêu) là một hệ thống tổ chức và quản lý công việc dựa trên quy tắc, quy định và thủ tục cứng nhắc. Nó thường có các đặc điểm sau:

1.    Cấu trúc phân cấp: Tổ chức được chia thành các cấp bậc rõ ràng, mỗi cấp có quyền lực và trách nhiệm cụ thể.
2.    Quy định chặt chẽ: Mọi hoạt động trong tổ chức phải tuân theo các quy định, luật lệ rõ ràng và nghiêm ngặt.
3.    Chuyên môn hóa công việc: Mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ phụ trách một phần nhỏ của quy trình, làm cho họ trở thành chuyên gia trong công việc cụ thể đó.
4.    Tính không linh hoạt: Do quá phụ thuộc vào quy tắc và quy trình, các tổ chức quan liêu thường thiếu tính linh hoạt trong việc xử lý các tình huống bất ngờ hoặc khác biệt.

Di chứng của quan liêu:

Mặc dù hệ thống quan liêu có thể giúp duy trì trật tự và hiệu quả trong quản lý quy mô lớn, nhưng nó cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ, cứng nhắc và mất hiệu suất khi quá tập trung vào quy trình thay vì kết quả. Bởi cái “vòng lẩn quẩn” sau:

Từ quản lý dựa trên quy tắc và luật lệ mới có thể tạo cho lãnh đạo

Điều hành một cách cứng rắn, không thoả hiệp trong mọi trường hợp, điều này tạo ra

Một môi trường làm việc tập trung, nhưng cũng chính nó, về lâu dài sẽ gây ra

Sự mất đi động lực của từng cá nhân, đây cũng chính là nguyên nhân sinh ra

Tình trạng loạn chức năng, để rồi nó làm nảy sinh

Mọi vấn đề về sau đó trong hoạt động quản lý. Khi đó các lãnh đạo cần phải can thiệp bằng

Yêu cầu các quy tắc và luật lệ mới và cứ như vậy tạo ra vòng lặp mới.

Có người đã sử dụng hình ảnh mô tả như sau: « Quan liêu là một hành động của con người ngồi trong căn phòng đóng kín cửa, nhưng lại ra các quyết định cho các công việc đang diễn ra ở ngoài sân ».

 

Các cấp quản lý hay còn gọi là các nhịp cầu kiểm soát. Trong mỗi tổ chức không thể không có những người thuộc tuyến đầu, họ là những người tạo ra của cải, vật chất, hàng hoá cho xã hội, nó là sự tồn vong của một tổ chức (hay còn gọi là nhân viên thừa hành). Nhưng, để họ hoạt động đạt được kết quả mong muốn luôn có một đội ngũ lãnh đạo để quản lý, điều hành các hoạt động mà họ phải thực hiện (hay còn gọi là nhà quản lý). Ta sẽ xem xét hai ví dụ sau:

-     Ví dụ thứ nhất, nếu một công ty có một đội ngũ lãnh đạo với khả năng kiểm soát được 4 nhân sự cấp dưới như hình (1). Vậy, để quản lý được số lượng 4.096 nhân viên thừa hành, đòi hỏi phải tổ chức thành 6 cấp quản lý, với số lượng 1.365 người làm quản lý.

-     Ví dụ thứ hai, nếu một công ty có một đội ngũ lãnh đạo với khả năng kiểm soát được 8 nhân sự cấp dưới như hình (2). Vậy, để quản lý được số lượng 4.096 nhân viên thừa hành, chỉ đòi hỏi phải tổ chức thành 4 cấp quản lý, với số lượng người làm quản lý chỉ còn 585 người.

 

Phân biệt ba khái niệm về trạng thái của con người trong công việc, gồm: Thoả mãn; Hoà nhập; Động lực.

-      Thứ nhất là, hoả mãn: là biểu hiện niềm hạnh phúc trong công việc. Đây là cảm giác hài lòng khi công việc đáp ứng được các kỳ vọng và nhu cầu cá nhân. Khi họ cảm thấy công việc của mình mang lại giá trị và được đánh giá cao, họ sẽ có sự thỏa mãn cao hơn. Sẽ có những người suốt ngày không làm việc lại đang thấy thoả mãn.

-      Thứ hai là, hoà nhập: là sự gắn bó, kể cả sự toàn tâm toàn trí vào công việc. Đây là trạng thái mà một người hoàn toàn bị cuốn hút vào công việc, không chỉ tập trung cao độ mà còn cảm thấy đam mê và tận hưởng. Đây là trạng thái mà họ đạt được sự hòa nhập tối đa với công việc mình yêu thích. Cũng vậy sẽ có những người tận tâm trong công việc nhưng hiệu suất vẫn không tăng.

-      Thứ ba là, động lực: là sự dấn thân của một người vào công việc. Đây là trạng thái hoặc quá trình thúc đẩy con người hành động để đạt được mục tiêu hoặc thỏa mãn nhu cầu nào đó. Nó phải xuất phát từ yếu tố nội tại (động lực bên trong, như đam mê, khát vọng cá nhân) và cả yếu tố ngoại tại (động lực bên ngoài, như phần thưởng, sự công nhận).

 

Mỗi người, trong cuộc sống, luôn đặt ra cho mình những mục tiêu kế tiếp nhau trong suốt cuộc đời, nó được coi như là những ước mơ. Nhưng, họ chỉ bắt tay vào thực hiện khi ước mơ thoả mãn 2 Yếu tố:

1)     Khả năng của bản thân, (là yếu tố nội tại): nghĩa là họ phải phán đoán được với KHẢ NĂNG của mình, liệu họ có đạt tới thành công hay không?

2)     Sự tưởng thưởng, (là yếu tố ngoại tại): nghĩa là nếu đạt được mục tiêu đó, thì các TƯỞNG THƯỞNG mà họ có được từ bên ngoài mang lại là gì? (hay nói cách khác nó có xứng đáng hay không?)

Như vậy, ta thấy rằng yếu tố “khả năng” của mỗi con người là quyết định và sự khởi đầu cho một quá trình xây dựng động lực. Vậy khả năng của mỗi con người phụ thuộc vào điều gì? Câu trả lời là: “Phụ thuộc vào chính bản thân họ”.

 

Tự hạn chế mình, mời bạn hãy tham gia hai trò chơi.

Trò chơi thứ nhất: người dẫn chương trình cho bạn 9 điểm được đánh dấu (x) như trong hình (A) và yêu cầu bạn hãy kẻ một đường liền mạch (không đứt đoạn, hay không được nhấc bút lên khỏi mặt giấy), cũng như không được vẽ đè lên quãng đường đã đi, mà đi qua được hết tất cả 9 điểm này. Bạn có làm được không?

Trò chơi thứ hai: người dẫn chương trình tiến hành các việc như sau:

-        Anh ta đưa ra cho bạn một hình vuông bị khuyết 1 phần tư như hình B1, có tâm tại điểm (Ô), và được anh ta đánh dấu điểm Ô bằng hình ảnh ngón tay chỉ để gây cho bạn sự chú ý cao độ. Bây giờ anh ta yêu cầu bạn hãy bằng các đường kẻ chia hình B1 thành 2 phần sao cho chúng có kích thước và hình dạng giống hệt nhau. Bạn có làm được không?

-        Anh ta tiếp tục đưa ra cho bạn hình B2 cũng giống như hình B1, nhưng lần này, yêu cầu bạn hãy bằng các đường kẻ chia hình B2 thành 3 phần sao cho chúng có kích thước và hình dạng giống hệt nhau. Bạn có làm được không?

-        Cuối cùng, anh ta đưa ra cho bạn hình B3 cúng giống như hình B1, nhưng lần này, yêu cầu bạn hãy bằng các đường kẻ chia hình B3 thành 4 phần sao cho chúng có kích thước và hình dạng giống hệt nhau. Bạn có làm được không?

 

Đáp án của trò chơi thứ nhất, là bạn phải sử dụng đường kẻ vượt ra ngoài đường phạm vi ngoài cùng của 9 điểm này thì bạn sẽ làm được. Lúc này bạn đã vượt qua được phạm vi “tự hạn chế mình”. Và diện tích của 2 hình tam giác vượt ra ngoài phạm vi đó được gọi là “vùng của sáng tạo”.

Đáp án của trò chơi thứ hai, là người dẫn chương trình đã quá lạm dụng mọi hình thức để sao cho bạn tập trung cao độ vào tâm điểm (Ô). ngoài chữ Ô lớn và ngón tay chỉ, mà còn, khi bạn thực hiện phép chia của B1, cũng bắt đầu từ tâm (Ô) đến điểm (a), chưa hết, khi bạn thực hiện phép chia của B2, cũng bắt đầu từ tâm (Ô) đến điểm (b) và (c). Mục đích của điều này là để đánh lừa bạn, sao cho bạn tự đặt ra cho mình một giới hạn tại tâm (Ô). Nhưng thực ra, nếu để hoàn thành câu hỏi hình B3, bạn phải rời khỏi tâm (Ô), và, bắt đầu từ điểm (d1), đến (d2). Sau đó mới tiếp tục từ điểm (b) hoặc (c).

Như vậy để phán đoán khả năng đạt được mục tiêu, đầu tiên bạn phải vượt ra khỏi chính mình.

 

Vậy, làm sao để không tạo ra cái vòng lẩn quẩn của di chứng quan liêu?. Chỉ có thể là làm cho tất cả mọi thành viên trong một tổ chức có “động lực” tham gia vào thực hiện mục tiêu chung. Muốn tạo ra động lực cho mỗi con người trong một tổ chức luôn đòi hỏi được đáp ứng ba yêu cầu: 1) Kỳ vọng; 2) Trí cụ; 3) Biểu trị.

Kỳ vọng là khả năng hành động của mỗi con người. Từ đó, chúng ta mới có thể đưa ra mục tiêu phấn đấu làm đích đến để nỗ lực, cố gắng đạt được trong tương lai, nó thường phản ánh những giá trị, ước mơ hoặc mong muốn cải thiện bản thân và hoàn cảnh. Nó hoàn toàn là yếu tố “nội tại”.

Trí cụ là sự phán đoán về kết quả sẽ đạt được của mỗi người tại mỗi thời điểm. Nó làm tiền đề cho việc ra quyết định hành động hay không của mỗi người tại thời điểm đó. Và, nó vừa bị ảnh hưởng của yếu tố “nội tại” và yếu tố “Ngoại tại”.

Biểu trị là giá trị hay tầm quan trọng của việc tưởng thưởng. Nó là mấu chốt cho việc ra quyết định hành động hay không của mỗi người. Và, nó hoàn toàn là yếu tố “ngoại tại”.

 

Trước hết, chúng ta bàn luận tới “Kỳ vọng”: Kỳ vọng là điều mà mỗi cá nhân tin tưởng rằng mình sẽ làm được. Là thước đo hoặc tiêu chuẩn mà một người mong đợi sẽ đạt được trong một tình huống cụ thể. Nó phản ánh những gì người ta tin tưởng hoặc hy vọng sẽ đạt được dựa trên kinh nghiệm, thông tin hiện có, hoặc mong muốn cá nhân. Kỳ vọng của mỗi con người dựa trên hai nền tảng:

-      Năng lực: là khả năng và kiến thức mà một cá nhân cần có để thực hiện một công việc hoặc nhiệm vụ một cách hiệu quả. Nó bao gồm kỹ năng, thái độ và sự hiểu biết cần thiết để đạt được kết quả mong muốn; và

-      Bản lĩnh: là khả năng đối mặt và vượt qua khó khăn, thử thách mà không chùn bước, thể hiện sự kiên định, tự tin và khả năng kiểm soát cảm xúc trong mọi tình huống

Tóm lại, kỳ vọng hoàn toàn phụ thuộc vào chính bản thân của mỗi con người trước hoàn cảnh được đặt ra cho chính mình.

 

Tiếp theo, chúng ta bàn luận tới “trí cụ”: Trí cụ là khả năng phấn đoán được kết quả đã định trước. Là khả năng ứng dụng tri thức, kỹ năng và kinh nghiệm một cách thực tiễn và hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp hoặc đạt được mục tiêu cụ thể. Nó bao gồm khả năng hiểu sâu vấn đề, biết cách sử dụng các công cụ hoặc phương pháp phù hợp và vận dụng linh hoạt kiến thức để đạt được kết quả mong muốn. Kỳ vọng của mỗi con người dựa trên hai nền tảng:

-      Nhận thức: là quá trình hiểu biết, tiếp thu thông tin và hình thành quan điểm về thế giới xung quanh thông qua các giác quan, tư duy và trải nghiệm. Nó bao gồm khả năng phân tích, đánh giá và đưa ra quyết định dựa trên thông tin đã tiếp nhận. Nó mang yếu tố “nội tại”. Nó đòi hỏi phải được đánh giá một cách công bằng.

-      Nguồn lực: là tất cả các yếu tố mà tổ chức sử dụng để hoạt động và phát triển. Các nguồn lực này hỗ trợ các cá nhân đạt được mục tiêu. Và, nó là yếu tố “ngoại tại”. Yêu cầu của nó là phải đáp ứng được sự chấp nhận của xã hội.

Tóm lại, trí cụ phụ thuộc vào chính bản thân của mỗi con người nhưng có sự hỗ trợ từ bên ngoài trong mỗi hoàn cảnh cụ thể.

 

Cuối cùng, chúng ta bàn luận tới “biểu trị”: Biểu trị là giá trị biểu hiện tầm quan trọng của một kết quả nào đó. Là quá trình thể hiện giá trị nội tại của một cá nhân, tổ chức, hay vật chất nào đó ra bên ngoài. Điều này liên quan đến việc chuyển hóa những yếu tố tiềm ẩn, thành những hành động, kết quả hoặc giá trị có thể nhìn thấy và đánh giá được. Biểu trị được thể hiện dưới các dạng:

-      Biểu trị tích cực bên trong: là sự thoả mãn của mỗi cá nhân, hay đạt được sự đồng thuận của một tập thể hay một nhóm người.

-      Biểu trị tiêu cực: thường phát sinh từ các hình thức xử phạt, kỷ luật một cách nặng nề.

-      Biểu trị tích cực bên ngoài: bao gồm các chính sách đền đáp, chính sách đề bạt, chính sách tưởng thưởng bằng vật chất vân vân.

 

Kết luận, mỗi tổ chức cần tạo được một môi trường làm việc thuận lợi cho sự phát triển cả đối với kỳ vọng, trí cụ và biểu trị  từ đó tạo được động lực hành động cho mỗi cá nhân. Điều này sẽ là tiền đề cho sự tham gia của tất cả mọi người một cách đầy đủ nhất trong xây dựng một hệ thống quản lý tuyệt hảo.

Trên đây là nội dung của Lý thuyết về động lực trong nguyên tắc thứ ba hệ thống quản lý chất lượng: Sự tham gia của mọi người. Tiếp theo chúng ta sẽ tiếp tục bàn luận nhiều hơn nữa về nội dung quản trị nguồn nhân lực sao cho đạt được mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả nhất.

Chân thành cám ơn sự quan tâm của các bạn. Hãy cố lên! đừng bao giờ bỏ cuộc!

 

Bản quyền thuộc về kênh: https://www.youtube.com/@Master_QuangDung_Quality