Hệ thống quản lý chất lượng - Kiểm soát tài liệu_Phần 3: Kiểm soát tài liệu

• Jan 08, 2024

Hệ thống quản lý chất lượng - Kiểm soát tài liệu_Phần 3: Kiểm soát tài liệu

Phần 3: Kiểm soát tài liệu cần được thực hiện như thế nào?

1.       Các yêu cầu với kiểm soát tài liệu và hồ sơ

Theo Tiêu chuẩn quốc tế ISO 10013:2021 của tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế việc kiểm soát tài liệu tại một tổ chức cần phải đảm bảo các yêu cầu như sau:

-          Thứ nhất, tài liệu phải đảm bảo tính “sẵn có”: nghĩa các tài liệu là phải luôn sẵn sàng cho việc lấy ra để sử dụng ở bất cứ dâu và bất cứ khi nào;

-          Thứ hai, tài liệu phải được “bảo vệ”: nghĩa là tài liệu phải được bảo mật cũng như đảm bảo tính toàn vẹn không bị sửa đổi, bổ sung một cách vô tình hay hữu ý;

-          Thứ ba, tài liệu phải được “sử dụng” đúng: nghĩa là tài liệu phải được đảm bảo đúng thẩm quyền trong các việc phân phối, truy cập, truy xuất và sử dụng;

-          Thứ tư, tài liệu phải được “bảo quản” đúng: nghĩa là tài liệu phải được định dạng việc gắn kết sao cho dễ sửa đổi, dễ cập nhật và được định vị sao cho dễ thấy, dễ lấy ra sử dụng;

-          Thứ năm, tài liệu phải đảm bảo tính “cập nhật”: nghĩa là tài liệu phải được cập nhật kịp thời ngay khi cần và phải đảm bảo thủ tục của việc xem xét, phê duyệt việc phát triển và kiểm soát thay đổi sao cho tránh được việc vô tình sử dụng tài liệu lỗi thời, và

-          Thứ sáu, tài liệu phải đảm bảo tính “lưu giữ”: nghĩa là tài liệu được đảm bảo thời gian lưu trữ đúng quy định tuỳ thuộc vào tính chất của nó và phải đảm bảo được xử lý đúng phương pháp khi nó lỗi thời hay hết hiệu lực

2.       Mã hiệu của văn bản pháp quy

Văn bản pháp quy là loại văn bản bên ngoài do các cơ quan quản lý ban hành và là loại văn bản yêu cầu bắt buộc phải tuân thủ cũng như được điều chỉnh bởi pháp luật của nhà nước vì vậy nó cũng phải được chuẩn hóa để sao cho mọi người có liên quan có thể nhận biết được bằng việc mã hóa nó như sau:

-          Thứ nhất là số thứ tự của tài liệu trong năm ban hành;

-          Thứ hai là bốn chữ số của năm ban hành (ví dụ: 2013), cách nhau với ký hiệu trước nó bằng dấu gạch chéo;

-          Thứ ba là các ký tự chữ cái là viết tắt của loại văn bản (ví dụ: TT viết tắt cho loại văn bản là thông tư), cách nhau với ký hiệu trước nó bằng dấu gạch chéo, và

-          Thứ tư là các ký tự chữ cái là viết tắt của cơ quan ban hành (ví dụ: BYT viết tắt cho chữ Bộ Y tế); cách nhau với ký hiệu trước nó bằng dấu gạch ngang giữa dòng.

3.       Các nội dung cần kiểm soát với tài liệu bên ngoài

Việc kiểm soát tài liệu bên ngoài được sử dụng thông qua Biểu mẫu Bảng danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài phân bố bởi các cột với các nội dung:

-          Thứ nhất, là số thứ tự của tài liệu trong chính Bảng danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài từ khi nó bắt đầu được thiết lập;

-          Thứ hai, là ngày nhận được tài liệu của tổ chức hay bộ phận;

-          Thứ ba, là tên của tài liệu;

-          Thứ tư, là mã hiệu của tài liệu;

-          Thứ năm, là ngày ban hành của tài liệu;

-          Thứ sáu, là tổng số trang của tài liệu;

-          Thứ bảy, là cơ quan có thẩm quyền ban hành ra tài liệu, và

-          Thứ tám, là vị trí lưu giữ của tài liệu.

4.       Phân biệt giữa mã hiệu của tài liệu nội bộ và số hiệu của hồ sơ

Trong hệ thống tài liệu của mỗi tổ chức, hồ sơ là một lại tài liệu đặc biệt với các đặc tính và tính năng khác với tài liệu dạng văn bản thông thường (điều này đã được trình bày trong phần 1: Các khái niệm liên quan tới tài liệu, mục 6, hồ sơ và nguồn gốc của hồ sơ và phần 2: Phân loại tài liệu trong một tổ chức, mục 2.4, đặc tính của từng loại tài liệu nội bộ), vì vậy chúng cũng cần có sự phân biệt ró ràng để việc kiểm soát của nó đảm bảo yêu cầu và đúng mục đích sử dụng chúng. Việc phân biệt giữa hồ sơ và tài liệu cũng được bắt đầu ngay từ khi thiết lập ký hiệu cho chúng. (ví dụ thường gọi mã hiệu cho tài liệu và số hiệu cho hồ sơ)

Mã hiệu của tài liệu thông thường được sử dụng với bốn ký hiệu chính, gồm:

-          Thứ nhất, là các chữ cái thể hiện tên viết tắt của nơi biên soạn tài liệu (ví dụ: TH là tên viết tắt cho khoa Nội tổng hợp trong một bệnh viện);

-          Thư hai, là các chữ cái thể hiện tên viết tắt của loại tài liệu (ví dụ BM là tên viết tắt của tài liệu ở dạng biểu mẫu), và cách ký hiệu trước nó bằng dấu chấm;

-          Thứ ba, là các chữ số thể hiện số thứ tự khi ban hành tài liệu, và cách ký hiệu trước nó bằng dấu gạch ngang giữa. Chú ý: trong tài liệu nội bộ, thứ tự của tài liệu không phụ thuộc vào năm ban hành, và không thay đổi khi nó được tái ban hành vào các năm sau đó (nếu cần), và

-          Thứ tư, là hai số cuối thể hiện năm ban hành (ví dụ 20 là ký hiệu cho năm 2020), và cách ký hiệu trước nó bằng dấu gạch chéo nếu là văn bản ơqr dạng cứng (bằng giấy) hay thay bằng gạch ngang dưới (shif) nếu lưu văn bản ở dạng mềm.

Số hiệu của hồ sơ định vị bởi chữ “số” ở góc bên trái ngay phần đầu của hồ sơ, và nó thông thường được sử dụng với ba ký hiệu chính, gồm:

-          Thứ nhất, gồm các chữ số thể hiện số thứ tự của hồ sơ khi phát hành (nó có thể thay đổi theo chu kỳ phát hành);

-          Thứ hai, là các chữ cái thể hiện tên viết tắt của loại hồ sơ (ví dụ: BC là tên viết tắt của loại hồ sơ là báo cáo), và

-          Thứ ba, là các chữ cái thể hiện tên viết tắt của bộ phận phát hành hồ sơ (ví dụ: CL là tên viết tắt của phòng Quản lý chất lượng).

5.       Các nội dung cần kiểm soát với tài liệu nội bộ

Tài liệu nội bộ là loại tài liệu do lãnh đạo tổ chức ban hành để yêu cầu mội cấp trong tổ chức thực hiện khi cần, vì vậy bắt buộc áp dụng, nó phải được cập nhật, sửa đổi, bổ sung kịp thời. Do đó, tài liệu nội bộ có những nội dung cầdn được kiểm soát nhất định.

Việc kiểm soát tài liệu nội bộ được sử dụng thông qua Biểu mẫu Bảng danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ phân bố bởi các cột với các nội dung:

-          Thứ nhất, là số thứ tự của tài liệu trong chính Bảng danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ từ khi nó bắt đầu được thiết lập;

-          Thứ hai, là mã hiệu của tài liệu;

-          Thứ ba, là tên của tài liệu;

-          Thứ tư, là vị trí lưu giữ tài liệu;

-          Thứ năm, là lần ban hành (hay lần soát xét lại);

-          Thứ sáu, là ngày ban hành (hoặc ngày hiệu lực), và

-          Thứ bảy, là số thể hiện tổng số trang của tài liệu

6.       Các nội dung cần kiểm soát với hồ sơ

Cũng vậy, hồ sơ được mệnh danh là một loại tài liệu đặc biệt, với các đặc tính riêng của nó. Hồ sơ cũng phải được kiểm soát, và nội dung kiểm soát được thực hiện theo Biểu mẫu Bảng danh mục kiểm soát hồ sơ phân bố bởi các cột với các nội dung:

-          Thứ nhất, là là số thứ tự của loạihồ sơ trong chính Bảng danh mục kiểm soát hồ sơ từ khi nó bắt đầu được thiết lập;

-          Thứ hai, là tên của loại hồ sơ;

-          Thứ ba, là Mã hiệu của Biểu mẫu cho loại hồ sơ;

-          Thứ tư, là vị trí lưu giữ của loại hồ sơ;

-          Thứ năm, là người có trách nhiệm lưu giữ;

-          Thứ sáu, là Phương pháp lưu giữ;

-          Thứ bảy, là danh sách người được xem hồ sơ;

-          Thứ tám, là thời gian của lưu giữ hồ sơ;

-          Thứ chin, là phương pháp huỷ bỏ hồ sơ, và

-          Thứ mười, là ghi chú nếu cần.

Các lưu ý trong kiểm soát hồ sơ như sau:

-          Với phương pháp lưu giữ hồ sơ, thông thường có ba phương pháp: 1) là lưu giữ theo ngày phát hành ra hồ sơ (nghĩa là hồ sơ của hành động phát sinh đầu tiên sẽ được lưu giữ trước tiên); 2) là lưu giữ theo số thứ tự phát hành của hồ sơ; 3) là lưu giữ theo vần chữ cái a, b, c;

-          Với người được xem hồ sơ: chỉ nêu danh sách những người có liên quan đến việc sử dụng hồ sơ mà không cần làm phiếu yêu cầu cung cấp hồ sơ;

-          Với thời gian thời gian lưu giữ hồ sơ phải được quy định bởi cấp có thẩm quyền (ví dụ hồ sơ tài chính, theo nhà nước quy định là phải được lưu giữ sau 10 năm, kể từ ngày nó được phát hành), hay tuỳ thuộc vào vòng đời của sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó cung cấp;

-          Với phương huỷ bỏ hồ sơ, thông thường có hai phương pháp: 1) là huỷ lập tức khi nó không còn giá trị (tài liệu bí mật); 2) là huỷ tập trung (nghĩa là gom các tài liệu vô giá trị lại và huỷ một lần theo định kỳ)

7.       Các yêu cầu với bảo quản và lưu trữ tài liệu và hồ sơ

Yêu cầu lưu giữ hồ sơ trong nội bộ tổ chức cần tuân thủ ba nguyên tắc:

-          Thứ nhất, là gắn kết: vì tài liệu cần thường xuyên láy ra sử dụng hay xem xét, sửa đổi khi cần, hồ sơ lại phát sinh hàng ngày với bất cứ khi nào có một hoạt động phát sinh.Nên nó phải được gắn kết ở đạng “động”, nghĩa là sử dụng các lại bìa cong, bìa phân trang sao cho dễ tách rời nhất có thể bất cứ khi nào (không ban hành ở dạng đóng sổ với phương pháp gộp tất cả các tài liệu lại). Mặt khác để dễ tiếp cận, tài liệu cần được lưu giữ theo nhóm;

-          Thứ hai, là định vị: nghĩa là tài liệu phải được lưu giữ theo quy luật, xác định đúng vị trí và mỗi vị trí phải được đặt ra một ký hiệu (ví dụ mỗi kệ, tủ được coi như là một toà nhà (block), mỗi tầng của kệ, tủ được coi như một tầng nhà (floor), mỗi ngăn kệ, tủ được coi như là một căn hộ (House). Khi đó quy định các con số thể hiện tương ứng từ toà nhà đến căn hộ và cách nhau bằng các dấu gạch chéo, điều này sẽ tạo thuật lợi cho việc tìm kiếm sau này)

-          Thứ ba, là theo danh mục: nghĩa là các tài liệu hồ sơ đều phải kiểm soát thông qua danh mục, không có bất cứ ngoại lệ nào. Danh mục cần phải thoả mãn các điều kiện sau: 1) Danh mục phải thể hiện ít nhất tên tài liệu cùng với ký hiệu; 2) Danh mục phải kèm theo ký hiệu nhận biết vị trí (tức là định vị của tài liệu); 3) Danh mục phải được để tại nơi dễ thấy nhất với tất cả mọi người.

Trên đây là nội dung của phần 3 về việc kiểm soát tài liệu trong một tổ chức để chuẩn bị cho bước tiếp theo trong việc xây dựng, kiểm soát và một hệ thống tài liệu đạt được hiệu quả cao nhất trong một tổ chức. Tiếp theo chúng ta sẽ tiếp tục bàn luận ở phần 4 về cách trình bày tài liệu nội bộ trong một tổ chức được thực hiện như thế nào?

Chân thành cám ơn sự quan tâm của các bạn. Hãy cố lên, đừng bao giờ bỏ cuộc

 

 

 

Bản quyền thuộc về kênh: https://www.youtube.com/@Master_QuangDung_Quality